Электронный документооборот (ЭДО) что это такое и в чем польза

Несколько лет назад понятие электронного документооборота для многих выливалось во фразу: «Что это?». Для ряда предпринимателей, подобная реализация до сих пор остается тайной. Между тем система ЭДО весьма перспективна и удобна, особенно для тех организаций, у которых большой штат сотрудников и списки ежедневных задач исчисляются тоннами бумаги.

Заняться налаживанием данной системы лучше уже сейчас. Помимо всего прочего электронный документооборот потребуется не только для внутренних задач компании. Его наличие, является одним из важнейших условий для налаживания системы маркировки продукции.

Учитывая, что через 1-2 года  «Честный знак» будет необходимо регистрировать для львиной доли товаров на рынке, у организаций осталось совсем немного времени, чтобы реализовать работу ЭДО, а что самое главное, обучить всем техпроцессам своих сотрудников.

Электронный документооборот что это и как работает

Постараемся объяснить проще. Представьте себе офис крупной компании, с большим штатом сотрудников. В их задачу входит работа с бумагами: их оформлением, печатью, обработкой и т.д. Для того, чтобы передать эти бумаги на проверку или подпись, необходимо их напечатать, затем распечатать и отнести до руководителя. Представьте сколько времени это все отнимает у одного сотрудника, а теперь взвесьте на целый штат работников из 100 или 200 человек. Получится просто кипа бумаг.

Если в данную организацию встроить ЭДО, то на все эти 3 этапа (исключая время на печать документа) у сотрудника потребуется 1-2 минуты. Все что ему необходимо будет сделать, это отправить готовый документ на компьютер ответственного лица, которое его подпишет прямо в компьютере.

Реализация подобных систем обмена документацией, представляет собой электронный документооборот.

Конечно пример выше очень простой. Современная система ЭДО, позволяет:

1. Закрыть все вопросы делопроизводства и документооборота. После установки ЭДО вся корреспонденция и документы хранятся на защищенном сервере. Это позволяет быстро и безбумажно работать с любым объемом бумаг, а также общаться со своими клиентами, государственными учреждениями или сотрудниками организации.
2. Контролировать процесс выполнения. Система позволяет отдавать необходимое количество поручений для любого из сотрудников. Кроме того имеется возможность назначать ответственные за поручения лица, а также устанавливать сроки реализации того или иного документа. По окончанию конечно даты, будет предоставлено уведомление, после которого Вы сможете проконтролировать правильность выполнения поручений, отследить виновных в несдаче, а также в случае выполнения, автоматически подписывать документ и отправлять его клиенту или по любому другому электронному адресу.
3. Контролировать процесс доработки и подписания договоров.  При большом объеме информации, можно просто забыть и не уследить за выполнением того или иного договора. При электронном документообороте, все задачи будут у Вас под рукой. Система даже предоставит список правок документа, а также даст возможность сразу его подписать и отправить.
4. Работать с распорядительной документацией. В крупных организациях, бывает огромное количество ответственных за документ лиц. Уследить за работой каждого, поможет только ЭДО.
5. Организовать библиотеку нужной в данный момент документации. Все необходимые документы будут у Вас под рукой. Потребуется только нажать кнопку и выбрать нужны для работы.
6. Сделать архив всей документации. Никогда не знаешь, какой документ будет нужен завтра. ЭДО поможет создать базу данных из любого количества документов, которые при желании можно будет отыскать за несколько секунд.
7. Согласовывать время для планерок и совещаний. Благодаря тому, что все операторы будут в сети, можно согласовать любые моменты с участниками мероприятия.
8. Налаживание внутреннего документооборота. При желании можно сделать так, чтобы документы компании оставались только внутри сети.
9. Наладить контроль за обращениями клиентов или граждан (в случае госфирм).

Помимо вышесказанного стоит также отметить тот факт, что электронный документооборот позволяет также работать на межведомственном уровне, позволяя интегрироваться с различными операторами ЭДО.

По статистике, в офисе со штатом сотрудников в 100 человек, при средних ежемесячных затратах на каждого в районе 3000 рублей, с введением ЭДО экономится почти 93 000 рублей

Как устанавливается и работает ЭДО

Для установки в настоящий момент можно воспользоваться услугами любой зарекомендовавшей себя компании, занимающийся предоставлением ЭДО. К счастью таких у нас довольно таки много. Обычно процесс установки выглядит следующим образом:

1. Отправляется заявка на установку ЭДО.
2. Заключается договор на поставку средств документооборота.
3. Вы оплачиваете счет за услуги компании.
4. Получаете программу.
5. Устанавливаете ее на сервер своей организации.
6. Налаживаете работу, подключая всех сотрудников компании.

Для работы с документами может потребоваться электронная подпись — УКЭП. Она необходима будет в том случае, если Вы планируете не только проверять и контролировать всю документацию, но также и автоматически подписывать документы и договора через свой ПК. Потребуется УКЭП также и в случае регистрации и работы с личным кабинетом системы маркировки: «Честный знак».

Преимущества ЭДО

В целом вся система — это набор преимуществ. Впрочем, мы про них поясним в отдельности:

1. Резко снижаются затраты на бумагу в офисе. Если организация довольно крупная и имеет приличный штат сотрудников, то закупка офисной бумаги является отдельной графой в пункте затрат. В среднем, даже небольшая компания тратит около 50 000 рублей на бумагу в месяц. ЭДО будет брать намного меньше.
2. Ускоряется рабочий процесс. Нет нужды ходить с документами из кабинета в кабинет. Все передается моментально и без задержек.
3. Ответственного найти легче. Когда ты имеешь дело с бумажными носителями, то всегда сложно найти крайнего-ответственного за срыв сроков или поручений. С электронным документооборотом данная проблема себя исчерпала. В системе будет видно, кто работал с документом, а кто его даже не открывал.
4. Внутренняя система ЭДО безопасна. Все файлы организации останутся в ней до тех пор, пока Вы не сочтете нужным их отправить. По другом забрать их оттуда будет очень сложно.

Недостатки ЭДО и ее стоимость

Собственно о самом главном недостатки ЭДО Вы наверное догадываетесь, а именно ее стоимость. Примерная цена установки системы с наличием всех доступных модулей и инструментов,  для 100 сотрудников, равняется почти 800 000 рублей. Это солидная сумма, даже для такого количества людей.

В прочем устанавливать ЭДО или нет, каждая организация решает сама. Опять же тут в первую очередь берутся накладные расходы на бумагу и офисные принадлежности. Кроме того, система реально очень облегчает работу и что самое главное ускоряет ее в несколько раз.